O Departamento Municipal de Educação de Vargem Grande do Sul, situado no estado de São Paulo, experimentou uma significativa modernização em sua gestão educacional com a implementação do sistema Sonner, fornecido pela empresa Govtec. Antes dessa parceria, a ausência de um sistema resultava em desafios operacionais e rotinas manuais, que comprometiam o tempo dos servidores.
O município, que conta com 3.620 alunos, distribuídos em 16 escolas, avançou com a implementação de uma plataforma completa de educação, que além de possibilitar a gestão escolar, contribui com a rotina dos professores, que agora podem realizar a chamada de classe online, diretamente no celular.
Um dos principais desafios na implementação de um sistema era a integração com a SED – Secretaria Escolar Digital, do governo do Estado de São Paulo, que prevê o lançamento de diversos dados. Devido a obrigatoriedade de envio de informações à SED, a falta de integração inviabilizava o projeto de informatização, já que sem integração, era necessário realizar os imputes dos dados 2 vezes, ocasionando morosidade e retrabalho.
O Sistema Sonner, fornecido para o município pela Govtec, possui uma integração em tempo real com a SED, facilitando as rotinas e procedimentos do Departamento. Além das informações e dados enviados à SED, a plataforma Sonner contempla outros relatórios e dados completos, que facilitam a gestão do Departamento como um todo.
Nossa diretora de marketing, Larissa Tavares, conversou com Elisangela Linhares, Assistente Administrativo, uma das principais envolvidas no processo de implantação do sistema, que nos contou os benefícios e desafios da implantação do sistema, bem como novos projetos para 2024.
O Cenário Anterior
A ausência de um sistema de gestão no Departamento Municipal de Educação resultava na utilização de diversas ferramentas, como planilhas, caderninhos de protocolo e controles paralelos.
Em relação aos principais benefícios na utilização do sistema, Elisangela nos contou que antes o Departamento demandava relatórios para cada unidade escolar, aguardando o retorno de informações como a quantidade de alunos, dentre outras informações. Agora, com a implantação do sistema, as informações são atualizadas em tempo real, incluindo as informações de estoques e almoxarifado.
Em relação às demais rotinas administrativas, a plataforma Sonner consiste em um pacote de módulos desenvolvidos para toda a gestão do setor, incluindo o módulo de documentos eletrônicos, o Sonner Docs, e os módulos de almoxarifado e compras.
Para realizar os pedidos de compra, o Departamento enviava os pedidos para a prefeitura manualmente através de bloquinhos, que eram suscetíveis a extravios. Outro ganho com o uso do sistema é a possibilidade de visualizar o status das solicitações.
Gestão Escolar como um todo
Em outras áreas também houve ganhos significativos. A implantação do almoxarifado da merenda escolar permitiu ter o estoque em cada unidade escolar e visualizar os gastos por escola.
Outro benefício é a atualização dos dados em tempo real. Para o cadastro dos alunos, por exemplo, o impute das informações é realizado no sistema e com apenas 1 clique os envios são feitos automaticamente para a SED.
“O sistema ajuda os profissionais da Secretaria a terem mais autonomia. Antes eles tinham que esperar os professores passarem as informações e documentos, seja para transferência ou outro procedimento. Era preciso esperar o envio das informações de acordo com a disponibilidade dos professores. Agora não, quando os professores lançam já aparece no sistema para o secretário e eles já conseguem fazer a documentação.”
Vantagens e benefícios do uso de um sistema para a gestão escolar
Além de todos os processos que foram automatizados contribuindo com a facilidade do dia a dia do trabalho da gestão do Departamento, algumas outras funcionalidades do sistema Sonner foram destacadas pela Elisangela.
No GRP, cada um possui o seu login e os perfis são criados de acordo com o fluxo de trabalho. Como o sistema registra o log de cada operação realizada, há um compromisso maior de todos que imputam as informações em relação à confiabilidade e à transparência, contribuindo com a organização do trabalho. Nesse sentido, a organização do trabalho proporcionou um ganho significativo para a gestão, a partir de uma maior visibilidade dos processos e redução de prazos de rotinas que eram manuais e passaram a ser mais rápidas, deixando mais tempo para o que realmente importa.
Digitalização de Documentos
Como a plataforma Sonner engloba módulos para uma gestão completa do Departamento, há um ganho significativo do processo de digitalização de documentos.
Um exemplo interessante que trouxe benefícios para Vargem Grande do Sul foi a geração do documento de convocação da reunião dos pais. Antes do sistema, a convocação era feita no word, sendo necessário inserir o nome de cada aluno manualmente. Agora, o sistema gera o pdf com os nomes dos alunos, que pode ser impresso individualmente.
Um outro documento que pôde ser digitalizado e agora conta com mais facilidades no processo de transferência de alunos é o histórico escolar. Antes, era necessário imputar manualmente as notas dos alunos no histórico escolar. Com a implantação do sistema, as notas são lançadas pelos professores nas turmas e vão diretamente para o histórico escolar do aluno.
Em Vargem Grande do Sul, a Prefeitura Municipal concede um benefício para os universitários em relação ao reembolso do transporte escolar, e o Departamento de Educação é quem protocola toda a documentação dos estudantes. Com as oportunidades vislumbradas no sistema, a gestão enxerga ainda novas possibilidades. O Departamento está em fase de implantação de um projeto-piloto para a digitalização de todo o processo de cadastro e recebimento das solicitações de reembolso através do Portal do Cidadão, o canal online de serviços da plataforma Sonner.
A utilização do sistema de documentos, o Sonner Docs, também possibilita uma integração do Departamento Municipal de Educação com os outros setores, já que os documentos são tramitados digitalmente, facilitando a visibilidade de documentos recebidos e movimentados, com segurança e agilidade.
Lista de Espera
Um processo de destaque que obteve um resultado surpreendente com a utilização do sistema foi o processo de lista de espera. Antes da implementação do sistema, o processo era lento e manual. Era necessário realizar um trabalho de compilação das listas de cada unidade. As assessoras das creches enviavam os arquivos para a responsável e o Departamento utilizava o Google Drive para disponibilização da lista no site da Prefeitura.
Outro benefício foi a possibilidade de o responsável inscrever a criança em mais de uma creche, sem alterar o número real de crianças na lista do município. Isso facilita para os pais que desejam avaliar mais opções de creches e vagas de acordo com a localização.
Com o sistema, as inscrições na lista de espera são imputadas diretamente no sistema e já aparecem em tempo real, tanto para o Departamento como para a população.
Mudança para os professores
Com a implementação do sistema, que foi iniciada em junho de 2022, os professores também foram impactados e agora utilizam o diário online. Os professores realizam os lançamentos no tablet ou computador da escola ou no próprio smartphone, contribuindo com mais facilidade e agilidade. O aplicativo GRP mobile permite que a chamada seja feita rapidamente no próprio celular, já que o app permite selecionar apenas os alunos faltantes:
“A maioria dos professores amaram! Quando fizeram o treinamento os professores ficaram impressionados e comentaram que foi um avanço para a educação de Vargem Grande do Sul. Os professores gostaram muito pela facilidade de uso do aplicativo.”
Antes da implementação do sistema, os conselhos de classe eram entregues no pen drive e precisavam ser compilados manualmente. Os documentos eram realizados no word e inseridos no pen drive por turma para entrega à direção da escola. Agora, todo o processo é feito online e proporciona um ganho considerável de tempo na gestão desse processo.
Carteirinha do Transporte Escolar
Durante a implantação do sistema de Transporte Escolar, tivemos alguns desafios com a configuração da impressora de card, que imprime as carteirinhas escolares e é utilizada pelo município. O processo de emissão era moroso e manual, levando 1 mês e 3 pessoas para ser executado no início do ano.
“Aqui no Departamento nós emitimos cerca de 1000 carteirinhas por ano. Antes do sistema, o processo era todo feito em word, a Secretaria tinha que compilar os dados da SED e de outros locais para montar as carteirinhas individualmente 1 a 1. Para cada carteirinha era necessário copiar e colar os dados manualmente.”
Para viabilizar o projeto, foi necessário realizar um trabalho conjunto entre a equipe Govtec e a Secretaria, visando a viabilização da impressão das carteirinhas diretamente no card. Como o sistema não tinha sido usado nesse equipamento, tivemos que realizar ajustes de configurações para enfim alcançar o sucesso com a impressão das carteirinhas.
Agora, o processo de impressão das carteirinhas de 2024 está a todo vapor e a indicação do transporte é feita digitalmente. Não há mais a necessidade de solicitar documentos físicos. Todos os requerimentos são realizados no próprio sistema, incluindo o protocolo dos pais que retiram as carteirinhas e as solicitações das escolas. O sistema de transporte atrelado ao sistema de documentos permitiu um ganho significativo de automatização das rotinas e na redução do prazo do processo.
Novos Projetos
Diante de tantas possibilidades, a gestão já está preparada para a implementação de mais novidades em 2024. Através da informatização do Departamento e modernização dos processos, o próximo passo é a facilidade de uso e acesso aos serviços pela população.
A plataforma Sonner inclui um aplicativo para a população. O app Cidadão Online possibilita a disponibilização de diversos serviços de todas as áreas da cidade, incluindo o setor da educação. Nesse contexto, está prevista a inclusão da lista de espera online pelo celular e o monitor acadêmico, uma funcionalidade que permite aos pais acompanharem as faltas e notas do aluno com toda a comodidade, na palma da mão.
Enquanto a implantação do cardápio da merenda escolar é a prioridade nesse momento, a inauguração do novo almoxarifado da educação e do Centro de Especialidades Educacionais já poderão contar com os benefícios e apoio de uma solução tecnológica moderna e parametrizável.
Além disso, a gestão irá iniciar a implantação do sistema de contagem de pontos do professor online, disponível no Portal do Cidadão, bem como o processo de atribuição de aulas online.
Durante a entrevista, a Elisangela, que esteve à frente de todo o projeto por parte do Departamento de Educação, encerrou sua fala com um insight motivacional que nos inspira a acreditar e perseverar, apesar das dificuldades:
“Com muita paciência, dedicação e respeito deu certo! A gente sabe que é difícil mudar um hábito que você já está acostumado faz tempo. Processos que eram feitos em bloquinho ou em papel. Então, leva um tempo. Tem dias que é mais fácil lidar e tem dias que é mais difícil. Mas a gente precisa implantar! Com o apoio da diretoria, com a contribuição e sugestões dos nossos secretários e demais servidores, tem dado certo e assim já colhemos os benefícios e está ajudando bastante.”
A Sonner, em parceria com a Govtec, acredita que a parceria contínua com os clientes, aliada à nossa expertise tecnológica há mais de 25 anos, tem alcançado resultados positivos para ambas as partes, visando trazer mais facilidade para os usuários no dia a dia de suas funções. É assim que temos desenvolvido nossas soluções, contribuindo com o sucesso de mais de 800 escolas e beneficiando mais de 150 mil alunos.
Agradecemos o empenho de todos os envolvidos nesse projeto, incluindo a Diretora de Educação, Renata Taú, que disponibilizou dois servidores para se dedicar à essa implantação, quase que integralmente; a toda equipe do Departamento Municipal de Educação; também ao funcionário Aleildo Santana, que enquanto esteve no Departamento de Educação, em parceria com a Elisangela, também contribuiu muito nessa implantação, e não mediu esforços para colaborar com o sucesso de todas as ações; e a Elisangela, que nos concedeu a entrevista. Em especial queremos agradecer à equipe da Sonner e da Govtec através do reconhecimento dos envolvidos neste projeto: Silas Junior, Gustavo, Robson, Nildo, Marcos Antônio, e aos desenvolvedores Edson e Marlon. Sem vocês, não teríamos conseguido!
A parceria entre o Departamento Municipal de Educação de Vargem Grande do Sul e a Sonner não apenas superou os desafios operacionais, mas também promoveu uma modernização efetiva na gestão educacional municipal. A implementação eficiente do sistema, aliada a treinamentos especializados e integrações estratégicas, demonstra como a tecnologia pode impulsionar a qualidade da educação.
