A digitalização total dos processos da Câmara Municipal de Conceição do Mato Dentro transformou a gestão pública, trazendo eficiência, rastreabilidade e sustentabilidade. A história dessa implantação foi compartilhada por Thaylon Paulino, suporte especialista do sistema PDF (Protocolos, Documentos e Fluxos), em conversa com Larissa Tavares, diretora de marketing da Sonner.
De processos manuais ao desafio da transformação digital
Antes da implantação do sistema PDF, a Câmara enfrentava desafios comuns aos órgãos que ainda operam em papel: perdas de documentos, atrasos em trâmites, dificuldades na localização de informações e retrabalho. Um dos maiores gargalos era o processo de diárias parlamentares — com alta demanda e constante reclamação por parte dos vereadores.
“A chefe de gabinete da presidência da Câmara me disse que estava exausta com os processos manuais. Era comum ouvir: ‘já mandei o documento e ele sumiu’. Ninguém sabia onde estava o papel,” relembra Thaylon.
Esses desafios criaram um ambiente receptivo à mudança e motivaram a liderança da Câmara a buscar soluções tecnológicas definitivas.
O que foi feito: mapeamento, planejamento e execução
O projeto começou com uma apresentação remota do sistema para avaliar o interesse da Câmara. Com a receptividade positiva, Thaylon realizou visitas presenciais para mapear todos os fluxos documentais da instituição.
“Fiquei três dias mapeando tudo. Cada setor documentou suas rotinas, exigências e anexos obrigatórios. Voltei, configurei todo o sistema de forma personalizada e retornei para uma semana e meia de implantação intensiva,” explica Thaylon.
Esse envolvimento direto com os servidores possibilitou um alinhamento preciso entre o sistema e a realidade da Câmara, o que facilitou a adesão dos usuários. Além disso, a liderança da instituição – incluindo o presidente da Câmara e a chefe de gabinete – assumiu o protagonismo e determinou que todos os processos passariam a ser digitais.
Elementos chave para o sucesso
- Apresentação em loco com demonstração prática: mostrou que o sistema funciona e respondeu, em tempo real, às dúvidas e demandas específicas da equipe.
- Mapeamento detalhado dos fluxos: cada setor participou ativamente, o que gerou pertencimento e aceitação.
- Preparação prévia e personalização: o sistema foi entregue já configurado, respeitando o organograma e as rotinas internas.
- Capacitação intensiva no local: treinamentos práticos, imersivos e contínuos, com suporte direto durante toda a implantação.
- Engajamento político e jurídico: a liderança da Câmara apoiou integralmente o projeto e publicou decreto normatizando a assinatura digital via sistema, sem exigência de certificado ICP-Brasil.
Processos digitalizados: gestão documental completa
A digitalização não ficou restrita aos fluxos internos. Cidadãos e fornecedores também passaram a interagir com a Câmara via portal e aplicativo, utilizando protocolos específicos para suas demandas. Confira a lista completa:
Documentos eletrônicos criados:
- Diária Vereador
- Diária Servidor
- Diária Assessor
- Indicações
- Título de cidadão honorário
- Folha de ponto
- Circulares internas
- Moção de Pesar
- Moção de Aplausos
- Ofícios
Protocolos via portal e app:
Fornecedores:
- Alterações de dados cadastrais
- Reequilíbrio econômico-financeiro
- Rescisão contratual
- Vista/Cópia de processo licitatório
Munícipes:
- Agendamentos e reclamações
- Envio de currículo
- Instrumento particular de compra e venda
- Instrumento particular de doação
- Carteira de identidade
Recentemente, a Câmara solicitou a criação de classificações via portal para sugestões/indicações dos munícipes, que serão encaminhadas aos gabinetes dos vereadores. Assim que os detalhes forem definidos, novos fluxos serão incorporados ao sistema.
Resultados alcançados: eficiência e sustentabilidade
Logo no segundo dia de operação, os gestores decidiram abolir definitivamente o papel. Diárias que ainda estavam na mesa, foram devolvidas pelo gabinete, exigindo que fossem refeitas digitalmente.
“O segundo dia de implantação já foi decisivo: eles disseram ‘não voltamos mais atrás’. A cultura mudou ali,” destaca Thaylon.
Além disso, a Câmara passou a atender solicitações de serviços por meio do aplicativo Cidadão Online, como é o caso do pré-cadastro para emissão de RG, que antes gerava filas e desorganização. Agora, tudo é feito com hora marcada e documentos anexados digitalmente.
“Hoje eles marcam horário, recebem as orientações pelo app e tudo segue um fluxo ordenado. A chefe de gabinete, antes sobrecarregada, virou entusiasta do sistema,” relata Thaylon.
Melhorias no sistema que viabilizaram a implantação
A evolução do sistema PDF nos últimos dois anos foi determinante para o sucesso do projeto. Funcionalidades como associação de documentos, geração de processos cronológicos completos em PDF, validação por QR Code e assinatura com login e senha do próprio sistema viabilizaram o projeto.
“A verdade é que o PDF hoje é um dos sistemas que menos dá problema. E é o que enche os olhos do gestor. Assinar do celular, acompanhar o fluxo, eliminar papel… isso tem impacto real,” reforça Thaylon.
Como replicar esse sucesso em outros municípios?
Thaylon deixa um recado para os colegas da equipe de suporte: “Antes de tudo, é preciso vender o sistema — mesmo que o cliente já o tenha contratado. Se a equipe do cliente não acredita no que está sendo implantado, o projeto não anda.”
O segredo, segundo ele, está no diagnóstico bem feito, na escuta ativa, na configuração prévia personalizada e no treinamento em campo.
“Esse case mostra que é possível. A gente precisa acreditar, apresentar com convicção e mostrar na prática que o sistema funciona.”
Reconhecimento
A implantação bem-sucedida foi fruto da parceria e engajamento de muitos. Destacam-se:
- João Vitor – Gerente local, que iniciou o movimento rumo à digitalização.
- Neemias – Responsável técnico que apoiou e acreditou no projeto.
- Presidente da Câmara – Pela decisão política firme em adotar o digital.
- Chefe de Gabinete da Presidência – Pela liderança no uso e disseminação do sistema.
- Thaylon Paulino – Pela condução técnica, estratégica e dedicada do projeto.
Essa conquista não é apenas um marco para Conceição do Mato Dentro, mas um exemplo para todos os municípios que buscam evoluir na direção de um governo mais moderno, eficiente e sustentável. E para nós, da Sonner, é também a reafirmação do poder transformador da tecnologia quando aliada a pessoas comprometidas.
