A gestão de vagas no sistema educacional sempre foi um desafio para municípios que buscam oferecer um serviço eficiente, transparente e inclusivo. Em Araguari, Minas Gerais, a implantação da funcionalidade de Lista de Espera Digital, através do sistema Sonner, trouxe inovação e simplificação ao processo de inscrições escolares, abrangendo desde a educação infantil (a partir de 6 meses de idade) até o ensino fundamental.
Para entender os resultados da solução no município, a Equipe de Comunicação da Sonner, entrevistou a Coordenadora Pedagógica, Mariane Andrade, junto com o Especialista, Nildo Morais.
O Contexto
Segundo Marianne Andrade, Coordenadora Pedagógica da Educação Infantil do município, Araguari contava com um processo manual para gerenciar as inscrições dos alunos e a lista de espera, que era realizada com o uso de tabelas. Em 2023, a equipe responsável implementou um processo online, porém, sem utilizar o sistema Sonner, sendo necessário realizar uma gestão manual das inscrições, conforme explica Marianne Andrade:
“Até o ano de 2022, as pessoas acessavam o portal da prefeitura, faziam as inscrições e nós realizávamos sorteio das vagas nas unidades. No ano passado, decidimos criar um novo formato para as inscrições e o acesso à lista de espera. Com um servidor aqui da prefeitura, a gente abriu as inscrições online, depois foi feita essa organização de classificação de forma manual para a lista de espera. Foi então que, em conversa com o Nildo, descobrimos que o Sistema Sonner já possuía uma funcionalidade automatizada que poderia nos atender”.
Com a adesão ao sistema Sonner, o município encontrou uma solução para automatizar a análise de critérios e o ranqueamento das inscrições, eliminando o trabalho manual e garantindo maior precisão e transparência.
“Descobrimos que esse mecanismo já estava funcionando em outra cidade e nós achamos isso muito bom, porque o Sistema já pega todos os dados prontos, considerando os critérios de prioridade que nós estabelecemos”.
— Marianne Andrade
A Solução
A funcionalidade de Lista de Espera Digital foi lançada em 2021/2022 para atender o município de Paracatu, o pioneiro na utilização do sistema. Desde então, outros municípios também aderiram, como Várzea Paulista, que desde 2023 utiliza a ferramenta especificamente para vagas em creches (crianças até 4 anos).
Em Araguari, a funcionalidade foi adaptada para atender regras específicas. Os critérios incluem idade, data de nascimento e ordem de inscrição, criando um sistema de pontuação que ranqueia os inscritos com base nas prioridades informadas pelos pais. Esse modelo personalizado garantiu uma fila de espera dinâmica, atualizada automaticamente ao longo dos períodos letivos.
“O nosso modelo foi inicialmente desenvolvido para dois outros clientes, onde as regras eram bastante similares. No caso de Araguari, porém, foi necessário criar um novo modelo de regras adaptado às especificidades do município. Aqui, o critério principal é o ranqueamento por pontuação: cada prioridade recebe uma pontuação específica, e os pais podem indicar múltiplas prioridades. O sistema, então, calcula e organiza automaticamente as inscrições com base nessas pontuações, garantindo um processo mais justo e eficiente. Essa personalização foi essencial para atender às necessidades locais.”
— Nildo Morais
“Antes, a análise de vulnerabilidade e critérios era feita manualmente, o que tornava o processo demorado e trabalhoso”, explica Marianne. Porém, com o sistema, tudo é validado automaticamente, garantindo que a fila esteja sempre atualizada e acessível no portal da prefeitura para consulta pública.
Resultados e Benefícios
A implementação foi um sucesso desde o início: em apenas 3 dias de abertura das inscrições, 689 inscrições foram registradas no sistema. Entre os principais benefícios percebidos pelos cidadãos estão:
- Transparência: A lista de espera está disponível no portal da prefeitura, com critérios claros e definidos para o ranqueamento.
- Agilidade: A automatização elimina atrasos e reduz o tempo de espera para resultados.
- Facilidade de acesso: Pais e responsáveis podem acompanhar o processo online, sem a necessidade de deslocamentos ou burocracia.
“Para os cidadãos, a maior percepção será a transparência e a facilidade de acesso.”, reforça Marianne.
Além disso, a funcionalidade garante que, ao final de cada ano letivo, novas inscrições sejam integradas à fila existente com base nos critérios, sem prejuízo aos inscritos de períodos anteriores. “As novas inscrições serão alocadas na fila de espera, que será atualizada de forma automática. Isso é a melhor parte.”, conclui a Coordenadora.
O Sucesso da Iniciativa
A experiência de Araguari destaca a capacidade do sistema Sonner de se adaptar às necessidades específicas de cada município, oferecendo uma solução que alia eficiência, transparência e personalização. Parabenizamos toda a gestão de Araguari, especialmente a equipe da Educação Municipal e ao Guilherme, pelo compromisso e dedicação na implementação da Lista de Espera Digital. Agradecemos também ao trabalho do nosso especialista Nildo Morais, cujo empenho e disponibilidade foram fundamentais para o sucesso desta iniciativa.
