A cidade do Prata (MG) está acelerando a gestão de documentos com a implementação do Sonner Docs. A prefeitura alcançou um novo patamar de eficiência. O resultado direto é uma administração mais transparente, organizada e com maior autonomia na gestão de recursos.
Antes da implementação, a gestão dos processos internos de Prata, especialmente as Solicitações de Compra e o controle de orçamentos, era muito centralizada. Muitas secretarias ainda faziam requisições de compra manualmente e não tinham visibilidade sobre suas próprias dotações e saldos, de acordo com a Suporte, Maristela de Freitas Alves.
Toda a responsabilidade ficava concentrada no setor de Compras, o que gerava lentidão e sobrecarga. Além disso, a gestão documental era morosa, com a necessidade de arquivar pilhas de processos físicos, resultando em retrabalho. A servidora do município, Lauriane Valéria Vieira, relatou como era o cenário.
“Estávamos fazendo muita coisa de forma desnecessária, causando retrabalho.”
O projeto incluiu o treinamento das equipes de todas as secretarias no básico, abrangendo solicitações internas, gestão de contratos, atas e saldos. A implantação do Sonner Docs foi estratégica e focada na readequação do fluxo de trabalho, de acordo com o Suporte Especialista, Thaylon Paulino Ferreira.
Foi necessário readequar o fluxo de trabalho após reuniões com o Jurídico, Controle Interno, Contabilidade e Setor de Materiais, eliminando o retrabalho. A principal mudança foi a rastreabilidade dos processos, permitindo o acompanhamento em tempo real.
Com o Sonner Docs, a Prefeitura do Prata alcançou melhorias significativas, sentidas em todas as áreas. O projeto garantiu maior autonomia às secretarias na gestão de seus próprios orçamentos e processos. O que antes era centralizado, agora está nas mãos dos gestores. Os secretários conseguiram ter acesso a gestão dos seus contratos e processos a qualquer momento, tornando o processo mais célere.
As assinaturas digitais também agilizaram as decisões estratégicas do município. Agora o prefeito consegue assinar documentos na palma da mão, sem precisar se deslocar ou utilizar documentos físicos.
O Controlador Interno, Helton César Oliveira, confirmou:
“Agora conseguimos ter a gestão dos processos na nossa mão.”
A implantação também definiu fluxos de trabalho claros, os colaboradores conseguem localizar facilmente qualquer documento, sem a necessidade de buscar arquivos físicos. O sistema permitiu ainda a retomada da tramitação de ofício de forma digital. A prefeitura trabalha para eliminar a impressão final para arquivo e consolidar o objetivo de “papel zero”.
O projeto em Prata segue em evolução. Os próximos passos incluem a criação de novos tipos de documentos e a utilização total do protocolo 100% online, tanto internamente quanto para a população em geral, por meio do Portal Cidadão. A Prefeitura de Prata é um exemplo de como a tecnologia da Sonner, aliada à vontade de transformar processos, garante maior eficiência e transparência na gestão pública.
Gostaríamos de reconhecer o trabalho de todos que tornaram a implantação do SonnerDocs do município Prata um sucesso. Nosso agradecimento especial vai para a dedicação e o suporte em campo dos nossos colaboradores Thaylon Paulino Ferreira e Maristela de Freitas Alves, que com esforço garantiram o sucesso da nova fase de gestão digital da cidade.
