A digitalização total dos processos da Câmara Municipal de Conceição do Mato Dentro transformou a gestão pública, trazendo eficiência, rastreabilidade e sustentabilidade. A história dessa implantação foi compartilhada por Thaylon Paulino, suporte especialista do Sonner Docs, em conversa com Larissa Tavares, diretora de marketing da Sonner.
De processos manuais ao desafio da transformação digital
Antes da implantação do sistema de documentos, a Câmara enfrentava desafios comuns aos órgãos que ainda operam em papel: perdas de documentos, atrasos em trâmites, dificuldades na localização de informações e retrabalho. Um dos maiores gargalos era o processo de diárias parlamentares — com alta demanda e constante reclamação por parte dos vereadores.
“A chefe de gabinete da presidência da Câmara me disse que estava exausta com os processos manuais. Era comum ouvir: ‘já mandei o documento e ele sumiu’. Ninguém sabia onde estava o papel,” relembra Thaylon.
Esses desafios criaram um ambiente receptivo à mudança e motivaram a liderança da Câmara a buscar soluções tecnológicas definitivas.
O que foi feito: mapeamento, planejamento e execução
O projeto começou com uma apresentação remota do sistema para avaliar o interesse da Câmara. Com a receptividade positiva, Thaylon realizou visitas presenciais para mapear todos os fluxos documentais da instituição.
“Fiquei três dias mapeando tudo. Cada setor documentou suas rotinas, exigências e anexos obrigatórios. Voltei, configurei todo o sistema de forma personalizada e retornei para uma semana e meia de implantação intensiva,” explica Thaylon.
Esse envolvimento direto com os servidores e personalização foi fundamental para a adesão dos servidores, que se sentiram parte do processo. A liderança da Câmara, incluindo o presidente e a chefe de gabinete, foi decisiva ao apoiar a mudança e determinar que todos os processos se tornariam digitais.
Fatores de sucesso da implementação que podem ajudar o seu município:
- Apresentação em loco com demonstração prática: mostrou as possibilidades de configuração do sistema em tempo real e atendeu às dúvidas e demandas específicas da equipe.
- Mapeamento detalhado dos fluxos: cada setor participou ativamente, o que gerou pertencimento e aceitação.
- Preparação prévia e personalização: o sistema foi entregue já configurado, respeitando o organograma e as rotinas internas.
- Capacitação intensiva no local: treinamentos práticos, imersivos e contínuos, com suporte direto durante toda a implantação.
- Engajamento político e jurídico: a liderança da Câmara apoiou integralmente o projeto e publicou decreto normatizando a assinatura digital via sistema.
Processos digitalizados: gestão documental completa
A digitalização não ficou restrita aos fluxos internos. Cidadãos e fornecedores também passaram a interagir com a Câmara via portal e aplicativo, utilizando protocolos específicos para suas demandas. Confira a lista completa:
Documentos eletrônicos criados:
- Diária Vereador
- Diária Servidor
- Diária Assessor
- Indicações
- Título de cidadão honorário
- Folha de ponto
- Circulares internas
- Moção de Pesar
- Moção de Aplausos
- Ofícios
Protocolos via portal e app:
Fornecedores:
- Alterações de dados cadastrais
- Reequilíbrio econômico-financeiro
- Rescisão contratual
- Vista/Cópia de processo licitatório
Munícipes:
- Agendamentos e reclamações
- Envio de currículo
- Instrumento particular de compra e venda
- Instrumento particular de doação
- Carteira de identidade
Recentemente, a Câmara solicitou a criação de classificações via portal para sugestões/indicações dos munícipes, que serão encaminhadas aos gabinetes dos vereadores. Assim que os detalhes forem definidos, novos fluxos serão incorporados ao sistema.
Resultados alcançados: eficiência e sustentabilidade
Logo no segundo dia de operação, os gestores decidiram abolir definitivamente o papel. Diárias que ainda estavam na mesa, foram devolvidas pelo gabinete, exigindo que fossem refeitas digitalmente.
“O segundo dia de implantação já foi decisivo: eles disseram ‘não voltamos mais atrás’. A cultura mudou ali,” destaca Thaylon.
Além disso, a Câmara passou a atender solicitações de serviços por meio do aplicativo Cidadão Online, como é o caso do pré-cadastro para emissão de RG, que antes gerava filas e desorganização. Agora, tudo é feito com hora marcada e documentos anexados digitalmente.
“Hoje eles marcam horário, recebem as orientações pelo app e tudo segue um fluxo ordenado. A chefe de gabinete, antes sobrecarregada, virou entusiasta do sistema,” relata Thaylon.
Evolução do sistema impulsionou a implantação
Diversas novas implementações dos últimos dois anos contribuíram para o sucesso do projeto. Funcionalidades como a associação de documentos, geração de processos cronológicos completos em PDF, validação por QR Code e a utilização da assinatura com login e senha do próprio sistema viabilizaram o projeto.
“Hoje os processos podem ser assinados digitalmente utilizando a tecnologia do próprio sistema. Com o login e senha, o usuário assina qualquer documento de qualquer lugar, com registro de data e hora e validação através de QR Code, com toda segurança e rastreabilidade.” reforça Thaylon.
Transformação digital que inspira o setor público
A experiência de Conceição do Mato Dentro mostra como a digitalização completa dos processos pode transformar a rotina de uma instituição pública, reduzir custos, aumentar a transparência e melhorar o atendimento à população. O projeto não apenas modernizou a gestão interna da Câmara, mas também aproximou o cidadão dos serviços públicos, criando fluxos mais ágeis, seguros e sustentáveis.
Casos como esse reforçam o papel da tecnologia como aliada da gestão pública e mostram que, com planejamento, engajamento e a solução certa, é possível promover mudanças profundas e duradouras na forma de governar.
Parabenizamos a Câmara Municipal de Conceição do Mato Dentro, especialmente o Presidente da Câmara, Sidinei Seabra da Silva e a Chefe de Gabinete da Presidência, Pamela Rodrigues de Almeida, além de todos os servidores públicos que se envolveram e acreditaram no projeto, e os colaboradores e suportes técnicos da equipe Sonner. A visão de futuro, trabalho em equipe e compromisso de todos os envolvidos tornaram este projeto um case em transformação digital no setor público.
