A digitalização municipal promovida pela Sonner em 2024 trouxe resultados impressionantes: mais de 5 milhões de folhas de papel foram economizadas resultando em processos mais ágeis e eficientes. Ao digitalizar desde licitações até o atendimento ao cidadão, a Sonner contribuiu para uma gestão pública mais transparente e sustentável. Conheça os cases que estão se destacando no nosso mapa de atuação.
Uberaba
A cidade de Uberaba se destaca como um case de sucesso na digitalização de processos públicos, com resultados expressivos em curto prazo. A implantação do sistema Sonner Docs trouxe diversos benefícios para a cidade, como a redução significativa no consumo de papel – em apenas 3 meses, foram economizadas 1,2 toneladas de papel, o equivalente a aproximadamente 500 pacotes e 217 mil páginas.
Desde o início da implantação, a cidade economizou mais de 1,8 milhão de folhas de papel, contribuindo significativamente para a preservação do meio ambiente e a redução de custos. Até o momento 221 serviços públicos digitais foram requisitados pela população através do Portal do Cidadão. Utilizando o Sonner Docs, o município digitalizou os processos administrativos (licitatórios), toda a comunicação interna que inclui ofícios e memorandos, além dos protocolos.
A eficácia desse projeto se deve a diversos fatores, como a criação de uma comissão de implantação com a participação da alta gestão, a definição de pontos de controle nos processos, a capacitação direcionada dos servidores e a comunicação eficiente sobre a importância da digitalização. A padronização dos processos licitatórios, em linha com a nova lei, também facilitou a adaptação ao sistema digital.
Prata
Com uma economia de mais de 420 mil folhas de papel, Prata demonstra o potencial da digitalização para reduzir custos e impactar o meio ambiente. A comunicação interna dos setores Jurídico, Licitação e Rh funciona diariamente encaminhando Contratos e Portarias para assinatura digital do Prefeito. A disponibilização de serviços online tem crescido, sendo que o Portal do Cidadão oferece protocolos online, emissão de guias de tributos, alvarás, certidões, emissão de notas fiscais e extrato de parcelamento de dívida ativa.
Outro avanço importante foi a implementação do prontuário eletrônico no Pronto Atendimento Municipal, que proporcionou um atendimento mais rápido e eficiente aos pacientes.
Louveira
Louveira alcançou resultados expressivos na digitalização de seus processos em um curto período, tornando-se referência no uso do Sonner Docs rapidamente. O município iniciou a implantação em Janeiro de 2024 e já conseguiu reduzir significativamente o consumo de papel, economizando aproximadamente 982.000 folhas, o que representa uma redução de 56,81%. Essa transformação digital abrangeu diversos processos, como licitações, comunicação interna e protocolos, otimizando a gestão e tornando-a mais eficiente. Em relação aos serviços públicos, os setores ainda estão fazendo ajustes para a disponibilização dos serviços online.
A aceitação do sistema pelos usuários foi muito positiva. A cidade, que anteriormente utilizava um sistema simples de protocolo de documentos, recebeu com entusiasmo a possibilidade de contar com um GED mais completo. A equipe responsável pela implantação ofereceu treinamentos e acompanhamento aos usuários, garantindo o sucesso do projeto.
Amparo
Amparo alcançou resultados expressivos em transformação digital, digitalizando todos os processos incluindo Processo Administrativo, Comunicação Interna, Protocolos, Ouvidoria e Serviços Públicos. Essa iniciativa resultou em uma economia significativa de papel, reduzindo o consumo de 410.000 para 122.500 folhas.
O município disponibilizou diversos serviços no Portal do Cidadão, desde solicitações de coleta de lixo até emissão de certidões e acompanhamento de processos. Ao todo, 31 serviços estão disponíveis online, com 6.624 protocolos abertos via portal do cidadão e 17.371 na central de atendimento. Os serviços mais procurados pela população foram cadastro no programa Nossa Casa (5.735), coleta de lixo volumoso (1.566) e transferência de imóveis (752). Do ponto de vista da governança digital e dos processos administrativos, nossa plataforma registrou a criação de 114.129 documentos digitais, incluindo principalmente notas fiscais, liquidações e empenhos.
Com a digitalização, Amparo não apenas otimizou seus processos internos, mas também ofereceu mais comodidade e agilidade aos cidadãos, que podem acessar diversos serviços de forma online e acompanhar o status de suas solicitações. Essa iniciativa demonstra o compromisso da cidade com a modernização da gestão pública e a melhoria da qualidade de vida da população.
Socorro
A cidade de Socorro obteve resultados expressivos com a implantação da plataforma Sonner. O uso do Sonner Docs é indispensável na prefeitura em todos os processos, sendo que ofícios, licitações e empenhos são tramitados e assinados digitalmente.
No início de 2024, o município disponibilizou serviços públicos online para a população através do aplicativo Cidadão Online, incluindo a Zeladoria Urbana, com protocolos de manutenção de estradas e poda de árvores, bem como protocolos da defesa civil, meio ambiente, auxílio transporte e tributação. As áreas de Protocolos, Ouvidoria, Tributos, Educação e Pesquisa já estão disponíveis no app, oferecendo uma ampla gama de serviços digitais aos cidadãos com cerca 22 serviços digitais. O aplicativo Cidadão Online registrou a criação de 9.254 protocolos, demonstrando a alta adesão dos cidadãos às novas ferramentas digitais.
Embora todo o processo administrativo já esteja sendo tramitado e assinado digitalmente, ainda enfrentamos desafios no que diz respeito às impressões. Por isso, estamos trabalhando em um projeto para melhorar o controle dos prazos de pagamento e, assim, parar com a impressão dos documentos na contabilidade. Até o momento, foi possível observar uma redução no consumo de papel, com uma economia de aproximadamente 97.500 folhas de sulfite, o equivalente a cerca de 487,5 kg de papel.
Outra oportunidade interessante advinda do processo digital foi a comunicação da Câmara com a Prefeitura, permitindo que os pedidos de informação sejam protocolados e tramitados digitalmente, evitando deslocamentos dos funcionários e agilizando a troca de informações.
Lavras
Em Lavras, em Minas Gerais, também destaca-se com exemplos de transformação digital principalmente no que diz respeito aos serviços públicos. Ao disponibilizar uma ampla gama de serviços online, como protocolo, ouvidoria, agendamento de atendimento, anexos de obras, boletim escolar, monitoramento acadêmico, nota fiscal eletrônica, emissão de alvarás e central tributária, a cidade proporcionou uma experiência mais eficiente e conveniente para seus cidadãos.
A digitalização desses serviços trouxe inúmeros benefícios, como a agilidade no atendimento, a redução de filas e a possibilidade de acessar os serviços públicos a qualquer hora e lugar. Além disso, a transparência e o acesso à informação foram ampliados, fortalecendo a relação entre a administração pública e a sociedade. A iniciativa também contribuiu para a sustentabilidade, reduzindo o consumo de papel e os custos com impressão e armazenamento de documentos.
Araguari
Em Araguari, as áreas de destaque no projeto de digitalização são a comunicação interna, os processos de ouvidoria e os licenciamentos urbanísticos (alvarás).
Embora ainda enfrentemos desafios em relação à resistência cultural para alguns processos, os resultados de economia de papel são expressivos. Ao comparar os dados de consumo de papel de 2021 e 2024, observamos uma redução de mais de 55% na quantidade de folhas utilizadas, com uma economia total de 1.677.500 folhas de sulfite.
Além da comunicação interna, com a tramitação e assinatura digital de ofícios e memorandos, a ouvidoria também é digital, facilitando o acesso dos cidadãos e agilizando o atendimento às suas demandas. Atualmente, a prefeitura está trabalhando na digitalização de todos os processos de protocolo, com o objetivo de oferecer um serviço ainda mais ágil e eficiente aos munícipes.
O case de digitalização dos protocolos de licenciamento urbanístico é um sucesso, com a digitalização completa dos processos de Alvará de Construção, Legalização, Divisão de Solo, Habite-se e solicitação de área para empresas (lei de fomento municipal).
No Portal do Cidadão, já foram registrados mais de 3.373 processos protocolados de forma totalmente digital.
Suzano
Em Suzano, o foco do projeto foi a disponibilização dos serviços públicos digitais, a digitalização da Comunicação Interna, do Protocolo Central e da Secretaria de Administração. O projeto foi iniciado em 2021 e desde então muitas oportunidades foram identificadas, como por exemplo, a digitalização do processo de prestação de contas das ONGs no município, que somente com esse processo geraram uma economia de 25.000 folhas anualmente para a cidade.
Além disso, a Comunicação Interna foi 100% digitalizada, sendo que todas as secretarias utilizam o sistema para tramitar e assinar as CIs. A Secretaria de Administração também digitalizou todos os seus processos internos, incluindo todos os protocolos de RH, como adiantamentos, solicitações de férias, etc. Essas iniciativas resultaram em um aumento do sistema de documentos considerando um salto de 40.783 documentos criados em 2021 para 113.199 em 2023.
Em relação aos serviços públicos, foram mais de 60 novos serviços digitais disponibilizados no Portal do Cidadão e no Aplicativo Cidadão Online. Houve um aumento de mais de 20x na quantidade de processos realizados pelo Portal do Cidadão. No Protocolo Central, os 15.305 processos são criados digitalmente e tramitados 100% online, o que corresponde a um total de 44.560 folhas de papel economizadas.
Conclusão
A digitalização é fundamental para um futuro mais sustentável e eficiente, contribuindo com a redução do uso de papel, a otimização da gestão pública, uma maior agilidade na tramitação dos processos e facilidade no acesso aos serviços por parte da população. Ao eliminar mais de 5 milhões de folhas de papel, as cidades que utilizam as soluções Sonner contribuem para a preservação do meio ambiente e oferecem serviços públicos de melhor qualidade para seus cidadãos. Menos papel significa menos burocracia, mais agilidade e mais tempo para cuidar do que realmente importa.
Agradecemos a todos os suportes que auxiliaram na coleta de informações e atualizações de dados: Leonardo Americo, João Pedro, Carol Teodoro, Renan Breier, Caio Satoshi, Rafael Rodrigues, Maristela Alves, Augusto Souza, Guilhermy Silva. Parabéns a todos pelo trabalho e pela parceria!
