O projeto de implantação em Uberaba tem avançado em várias áreas, inclusive com a digitalização de processos, em especial os processos licitatórios, contribuindo com uma redução de 1,2 toneladas de papel – aproximadamente 500 pacotes de folha de papel e 217 mil páginas em apenas 3 meses de projeto. A quantidade de papel economizada equivale a duas caminhonetes convencionais, como uma Hilux, carregadas de processos.
Tendo em vista que toda mudança cultural requer tempo e adaptação aos novos processos, inicialmente foi preciso alinhar as diretrizes do projeto e estabelecer fluxos para as tratativas, contemplando uma reavaliação das etapas que antes eram físicas e agora passam para o digital. A compreensão da nova metodologia realizada pelos servidores envolvidos foi uma quebra de paradigma fundamental para o avanço das definições do projeto.
Um dos diferenciais para o sucesso da iniciativa foi a instituição de uma comissão de implantação, que inclui assessores da prefeita e a alta gestão, permitindo uma tomada de decisão que contempla visões políticas e sistêmicas simultaneamente. Além disso, foram definidos check points, como pontos de filtragem pelos quais os processos são tramitados e avaliados em sua estrutura, tanto pelo Comitê de Gestão Eficiente como pelo Departamento de Licitações. Essas áreas não recebem mais processos físicos, sendo este um fator fundamental para os resultados.
O Comitê de Gestão Eficiente é uma organização formada por vários secretários, que busca sempre avaliar os melhores cenários políticos e financeiros da prefeitura, tendo um papel fundamental na implantação do projeto.
De acordo com Arthur Torres, especialista e responsável pela implantação do Sonner Docs, a definição dos check points foi um grande diferencial para o andamento do processo:
“Todos os processos para virarem processos de compra e serem incluídos no GED tem que passar pelo departamento de licitações, que é uma primeira trava. Ou seja, não é possível iniciar um processo sem que ele seja digital. O processo já nasce digital. Toda despesa pra ser iniciada tem que passar pelos funis.”
Arthur Torres
Algumas outras mudanças no método de implantação também foram efetuadas considerando o tamanho do município e a agilidade na tomada de decisão proporcionada pelo comitê de gestão. Os impedimentos de documentação, o engajamento dos servidores e até os treinamentos, que eram alguns entraves em outros municípios, foram solucionados. Em Uberaba, conforme ocorre o andamento dos processos, as análises, o acompanhamento e os treinamentos são efetuados com base nas demandas reais de cada processo.
Diferentemente do que ocorre em alguns municípios, não foi feito um treinamento geral para todos os servidores para depois iniciarem o processo. Primeiramente, foram treinados os usuários que solicitam e recebem pedidos. Posteriormente, conforme caminham os processos, os demais usuários foram treinados de acordo com a demanda.
Nesse sentido, a alta gestão publicou um ofício comunicando os servidores quanto a implantação e migração dos processos digitais, disponibilizando manuais de utilização por assunto, juntamente com uma instrução normativa que regulamenta os novos procedimentos.
De acordo com o Arthur, a nova lei de licitações também tem contribuído para a efetividade dos processos, já que foram estabelecidos padrões de documentações obrigatórias nos processos licitatórios:
“A nova lei de licitações padronizou o que antes não era padronizado e ficava muito particular de cada município. Houve uma normatização de documentos que compõem o processo licitatório. Isso ajudou muito na definição das documentações do processo.”
Arthur Torres
Até o momento, os seguintes processos estão sendo migrados para o digital, sendo que alguns deles já estão 100% digitais, com uma economia considerável de papel e prazos.
- Processo de Compras
- Processo Licitatório (independentemente da natureza)
- Processo de despesa administrativa (diárias de viagem)
- Processos de pagamento
Em relação aos processos de pagamento, o objetivo é que a contabilidade não receba mais papel. Todos os pagamentos serão feitos via Sonner Docs. Atualmente, a Secretária de Administração, a SAD, já conseguiu atingir um nível de maturidade digital elevado e não recebe mais nenhum papel.
Ao todo, a implantação está sendo feita na prefeitura e em mais 7 autarquias. Todas as definições de processos da prefeitura são replicadas para as demais autarquias conforme o andamento dos processos. Desde a implementação do novo fluxo digital, 16 mil processos foram abertos desde o início do projeto, 14 mil permanecem em movimento, e 2 mil processos já foram concluídos – entre licitatórios, despesas administrativas e outros tipos.
Em conclusão, o projeto de implantação em Uberaba tem sido bem-sucedido na digitalização de processos, incluindo os processos licitatórios, resultando em redução de papel e prazos. Parabenizamos os envolvidos, incluindo assessores, alta gestão, servidores públicos comprometidos, nossos suportes envolvidos na implantação e o especialista Arthur Torres, que contribuíram para o avanço e efetividade do projeto. A Prefeitura de Uberaba demonstra seu compromisso com a modernização e eficiência administrativa, beneficiando o meio ambiente e a transparência dos processos municipais.
