Em Louveira, a implantação dos sistemas foi iniciada no início de Janeiro, sendo que todos os sistemas do núcleo administrativo já foram implantados.
Conversamos com Marcelo Feliciano, um dos suportes técnicos que participou do projeto e implantou o almoxarifado web no município.
Em relação ao almoxarifado, todo o processo no módulo web já inclui os materiais que são vinculados automaticamente, com tramitação digital através do PDF / Sonner Docs. Visando atender a necessidade do cliente, tivemos que realizar alguns ajustes para permitir a criação de uma certidão de pagamento para entrada do material de consumo. Os ajustes foram feitos nos módulos de compras, patrimônio e almoxarifado web. Além de ter o documento de entrada, o sistema emite uma certidão com os dados para a prestação de contas e para o pagamento.
A implantação foi muito tranquila aqui. Tirando o sistema de saúde, todos os outros sistemas foram implantados. O comprometimento da equipe e uma equipe reduzida contribuíram para o sucesso da implantação. A cidade aceitou muito bem o nosso sistema e por isso, os processos estão rodando de forma tranquila.
Marcelo Feliciano – Analista de Suporte
Em relação a melhoria dos processos, a implantação do sistema Sonner contribuiu para uma evolução dos trâmites na prefeitura. Por exemplo, no almoxarifado, o sistema anterior, SEBE, não incluía funcionalidades básicas de controle:
Não tinha um almoxarifado do jeito como a norma estabelece. Eles tinham um local em que eles informavam o pagamento e mandavam a nota para a contabilidade pagar. Eles não tinham um fluxo: solicitar, dar entrada, tramitar entre as unidades, solicitação, recebimento… Eles não tinham isso. Quando a gente veio, os responsáveis falaram: “Nossa, mas o seu sistema tem isso? Era o que a gente pedia há tanto tempo!”
Marcelo Feliciano
Em Louveira, foi decidido que não seria feita a importação do almoxarifado já que o sistema anterior não contemplada os fluxos do almoxarifado e havia muita duplicidade no cadastro dos materiais. Portanto, foi realizada a contagem do estoque e o cadastro dos itens que são utilizados foi feito manualmente. Essa limpeza da base de dados acabou facilitando o processo de compras e a licitação, já que no processo é possível puxar os itens utilizados e o processo já vem com o item cadastrado.
A conclusão da implantação está em 90%, faltando apenas a Assistência Social e a Educação.
Em relação ao processo de transformação digital, todos os trâmites internos da prefeitura já são realizados 100% dentro do GRP WEB, o que significa que os movimentos dos processos são realizados digitalmente. Isso inclui todos os assuntos do PDF, como serviços de RH, protocolos e comunicação interna. No total, o sistema PDF registrou mais de 23.000 processos digitais desde o início da implantação, que foi em Jan/2024.
A economia de papel resultante do processo de digitalização foi de mais de 100 pacotes de papel, o que representa 57.000 folhas e 270 kgs de papel em 3 meses!
Além disso, os processos de aprovação de projetos, alvarás, regularização, etc, também foram disponibilizados digitalmente para a população.
Os principais pontos que contribuíram para uma implantação eficiente e bem sucedida foram o comprometimento da equipe e a aceitação dos servidores em relação ao novo sistema.
Todas as áreas tiveram excelentes resultados e portanto, parabenizamos e agradecemos toda a equipe de suportes que atuaram na implantação, Tiago Dido, Bianca Dido, John, Adriano Torres, Arthur Torres, Márcio Loura, Hilton, Magno Machado, Marcelo Feliciano, o gerente Robert e Jandson.
