Recentemente, a Chefe da Divisão de RH de Pedro Leopoldo, Makerly Aparecida, gravou um depoimento para registrar sua satisfação com a implantação da Contabilização Web no município. Inúmeros fatores contribuíram para o sucesso do projeto no município, como o alinhamento das equipes da Contabilidade e do RH e a participação do Neander, que trouxe novos conceitos e processos para a contabilização da Folha, quebrando paradigmas e otimizando os fluxos de trabalho.
Desde o início da virada nos nossos clientes, tivemos muitos aprendizados envolvendo os procedimentos necessários que propiciam uma migração bem sucedida.
Em Pedro Leopoldo, ficou estabelecido que seria necessário um alinhamento entre os setores envolvidos na Contabilização, a área Contábil e o RH, para definição da divisão das tarefas e procedimentos de cada área.
A data inicial prevista para a virada era Abril, quando, em função da pandemia, foi necessário interromper o projeto temporariamente e prorrogar o prazo, já que muitos funcionários estavam trabalhando em rodízio e em formato de home-office. Este foi um dos primeiros desafios para implantação da Contabilização Web.
Um outro ponto fundamental que contribuiu com o sucesso da implantação foi a revisão dos conceitos envolvendo a Contabilização da Folha, cuja participação do Suporte Especialista, Neander, foi primordial. Pedro Leopoldo, por ser um cliente antigo da Sonner, com o sistema de Folha implantado há mais de 20 anos, adotava algumas práticas que não são atualmente consideradas as melhores para o empenhamento da Folha.
Conversando um pouco o Márcio Loura, nosso suporte local, ele explicou que:
Muitos processos eram adotados e nós nem sabíamos o porquê. Como por exemplo, o cálculo das folhas. Nós fazíamos 2 Folhas por mês, 1 Folha pros agentes e 1 Folha normal para os funcionários. Isso era feito por causa de relatórios que tinham que ser emitidos antigamente, o que hoje não faz sentido nenhum… Então, com o alinhamento nos setores chegamos ao consenso de gerar somente 1 Folha.
Após o alinhamento dos setores, o Neander abordou uma reciclagem dos conceitos a partir de um mapeamento do fluxo de processo, identificando configurações consideradas incorretas e apontando quais as melhores alternativas para a otimização dos novos procedimentos da Contabilização Web.
A partir da experiência de outros clientes, percebeu-se que não era viável apenas copiar as configurações do sistema desktop para o sistema web e simplesmente replicar o que estava sendo executado, e sim, entender e adotar um novo processo.
O setor de RH também decidiu aproveitar o momento para alterar alguns procedimentos do departamento, como por exemplo a data de fechamento da Folha, que antes era até o dia 28 ou 29 e passou a ser até o dia 25. A mudança também propiciou reforçar condutas aos funcionários, como a entrega do ponto dentro do prazo, contando com o importante apoio do Secretário de Administração.
Havia muito estresse no setor para o fechamento da Folha… se desse qualquer problema de cálculo afetava muito o trabalho dos servidores, não dava tempo de arrumar. Agora, com esse prazo, já temos margem para possíveis erros. Semana passada fui ao setor para gravar o depoimento da Makerly e a menina que faz o fechamento da Folha tava toda feliz, alegre… Então, a gente percebe que a implantação de ferramentas novas te possibilitam parar, chamar os envolvidos, aproveitando o momento de utilização do novo recurso para trazer melhorias, melhorar a performance e abrir uma nova visão de escopo.”
Márcio Loura
Muito da resistência do próprio Marcim, envolvendo os setores e principalmente, a Contabilidade, foi quebrada diante da receptividade que eles tiveram após o alinhamento e mapeamento dos novos conceitos da contabilização web.
“Aquele monstro que eu achava que era a Contabilização Web, pela minha falta de conhecimento e pelos empecilhos que o pessoal da Contabilidade colocavam, foi desfeito. Não foi nem 1% do estresse que eu achava que ia ser… Mas é claro que isso se deve muito às experiências dos outros municípios e principalmente, ao conhecimento trazido pelo Neander, na definição e mudança dos paradigmas internos da Prefeitura.”
Não foi apenas Pedro Leopoldo que desenvolveu um excelente trabalho no empenhamento web da Folha. Outros clientes já migraram seguindo as novas diretrizes e com acompanhamento de um grupo de trabalho que engloba todos os suportes especialistas da Folha.
Desde a criação do grupo do projeto, tivemos diversas clientes migrados a distância, inclusive algumas Câmaras que utilizavam somente o empenhamento manual, como a Câmara do Prata e de Santa Juliana.
Confira os clientes que migraram recentemente:
- Araguari
- Carneirinho
- Dores do Indaiá
- Itajubá
- Lagoa Santa
- São José da Lapa
- São Joaquim de Bicas
- União de Minas
- Unaí.
Parabéns a todos os envolvidos do suporte e do desenvolvimento que tem contribuído e apoiado o processo de migração, no empenho de fazer acontecer e proporcionar mais uma ferramenta web para os nossos clientes!
