Levantamento de Dados da Plataforma PDF
A fim de mensurar os impactos para apresentação no programa da Força Tarefa da BrazilLAB, durante o mês de Novembro, solicitamos a alguns colaboradores o levantamento de dados de utilização do Sistema PDF, incluindo o Portal do Cidadão e o Aplicativo Cidadão Online.
Agradecemos aos suportes que contribuíram com o levantamento de dados da nossa plataforma. Os resultados são muito interessantes!
Portal do Cidadão
Conseguimos dados de acesso ao Portal do Cidadão para 12 cidades: Suzano, Poços de Caldas, Teofilo Otoni, Andradas, Pedro Leopoldo, Lagoa Santa, Itajubá, Lavras, Guaxupé, São Roque, Várzea Paulista e Jaguariúna.
Foram mais de 4 milhões de acessos ao Portal até Novembro de 2020.
- Melhoria de até 50% nos prazos de encerramento de processos
- Aumento de 30% na quantidade de atendimentos realizados
- 23% de aumento nos acessos no Portal do Cidadão
Top 5 Serviços mais utilizados (não estão em ordem de grandeza devido a diversidade entre as cidades):
- Extrato de IPTU
- Certidão Negativa de Débitos
- Parcelamento de Dívida Ativa
- Status de Documentos/Processos
- Agendamento de Atendimento
Lagoa Santa
Confira a evolução dos números em Lagoa Santa, que demonstram a transformação digital nos governos.
Andradas
Em 1 ano com o Protocolo e GED implantado em Andradas:
- 11 mil solicitações de compras não impressas, considerando 1 página por solicitação, se for muitos itens dá mais páginas, se for solicitação pra abertura de licitação tem mais o termo de referência de 2 a 3 páginas;
- Mais de 15 mil protocolos, muitos com dezenas de anexos de várias páginas, capas do processo e etiquetas;
- 1 mil avaliações de desempenho com 2 a 5 anexos cada, capas do processo e etiquetas;
- R$ 117.500 com aluguel de impressoras em 2019, R$ 102.000,00 em 2020;
- Não imprimem mais plantas e correções arquitetônicas na impressora plotter para o cidadão, por conta do valor da impressão, hoje anexam ao protocolo e o cidadão faz o download no portal.
R$ 0,107 por página impressa já com o tonner:
2019 = 1.822.736 páginas
2020 = 1.642.579 páginas
Gastos com impressão:
2019 = R$ 195.032,72
2020 = R$ 175.755,97
Diferença:
180.157 páginas não impressas e R$ 20.000,00 economizados.
Logística: Todos estas solicitações, protocolos e avaliações, eram tramitados e entregues em mãos por motoristas dos setores externos, hoje não fazem mais estes tipos de trabalhos, economizando funcionário, desgaste do veículo e combustível, sem falar que não tem mais filas nos setores da prefeitura.
Prazo: Os prazos de resposta para o cidadão praticamente caíram para metade, antes o protocolo era criado apenas no setor de protocolos e no próximo dia útil que eles entregavam em mãos ao setor interessado, hoje todos os setores podem criar seus protocolos e já enviar pelo sistema ao interessado, os cidadãos ao criarem protocolos pelo portal do cidadão ou app, já está configurado pra ir automaticamente ao interessado, evitando trâmites desnecessários.
Comunicação: A comunicação entre o cidadão e o órgão municipal melhorou muito, ainda mais com essa pandemia, pois faltando 2 meses pra terminar o ano, já temos mais protocolos criados que 2019 inteiro.
Muitas vantagens não tem como ser medidas, mas todo o município sentiu a diferença desta implantação, pois não foram economias apenas financeiras. Ganhamos muita agilidade nos processos, com total rastreabilidade, enquanto antes alguns processos e prazos eram perdidos.
Saúde: Com a implantação do prontuário eletrônico, o atendimento ficou muito mais ágil.
- Antes, para cada paciente atendido era necessário procurar o prontuário do paciente no setor de arquivos sendo que o médico preenchia manualmente. Hoje, os exames solicitados pelo médico não são mais impressos, quando o paciente chega ao setor de autorizações de exames, este atendimento já está na tela do autorizador.
- Antes, após o médico finalizar o atendimento, os enfermeiros tinham que lançar no sistema o procedimentos que o médico realizou para computar a produção. Hoje, quando o médico finaliza o atendimento não há mais a necessidade de ninguém saber o que ele diagnosticou para o paciente, a produção é gerada automaticamente, e não precisa mais retornar o prontuário pra o setor de arquivos.
- Após os laboratórios terceirizados gerarem os laudos dos exames, estes exames são digitalizados e incluídos no prontuário do paciente para que o médico possa consultar no próximo atendimento. Um detalhe importante que acontecia muito e hoje não acontece mais é a perda de prontuários, pois ordenaram os prontuários físicos por número, e acontecia de confundirem de armários.
São Roque
Dados relativos ao agendamento
Todos os dados de atendimento compreendem o período de janeiro de 2017 à abril de 2020.
Posto de identificação (emissão de RGs):
- Média de atendimentos mensal antes da implantação do sistema = 452
- Média de atendimentos mensal com o sistema de agendamento da Sonner = 634
- Aumento de 40,27 % nos atendimentos
Sala do empreendedor:
- Média de atendimentos mensal antes da implantação do sistema = 97,36
- Média de atendimentos mensal com o sistema de agendamento da Sonner = 135,28
- Aumento de 38,95% nos atendimentos
SEBRAE:
- Média de atendimentos mensal antes da implantação do sistema = 164
- Média de atendimentos mensal com o sistema de agendamento da Sonner = 163
- Houve uma manutenção da média anterior
Obs: Além dos dados objetivos (aumento do número de atendimentos na maioria das unidades), os usuários do sistema relatam uma melhora significativa no serviço. Não existem mais filas para o atendimento, o cidadão chega no horário marcado para o atendimento. Além disso, os funcionários têm a certeza que conseguiram cumprir todos os seus horários, sem a necessidade de ficarem além do seu tempo de saída em função de um atendimento de última hora, ou de perderem o seu horário de almoço pelo mesmo motivo.
Atendimentos no paço municipal durante a pandemia:
- 2888 atendimentos entre 16/06/2020 e 20/11/2020 – A implantação do agendamento de atendimentos no Paço permitiu que o cidadão pudesse continuar a ser atendido, respeitando as políticas de controle da Pandemia. Mesmo com a equipe reduzida, foram mais de 30 cidadãos atendidos por dia (contabilizando apenas os dias úteis).
Gastos com impressões:
2016 – R$172.268,05
2017 – R$260.979,22 (+51,50% em comparação com os valores do ano anterior);
2018 – R$330.442,98 (+26,62% em comparação com os valores do ano anterior)- Primeiro ano dos sistemas Sonner no município:
2019 – R$301.198,31 (-8,85% em comparação com os valores do ano anterior) – Efetiva implantação do sistema PDF quebra uma constante crescente no gasto com impressões.
2020 – R$228.236,14(liquidados até a data de 20/11/2020). ( -24,22% em comparação com os valores do ano anterior) – Ano da da implantação de processos com assinatura digital, esperamos que represente uma expressiva diminuição no valor das impressões até o fim do ano.
Emissão de guias de dívida ativa no portal:
402 guias
Totalizando R$ 597.655,22
Emissão de protocolos no Portal/cidadão online em 2020:
1527 protocolos emitidos exclusivamente pelo Portal (Há tipos de protocolos que são disponibilizados tanto no portal, quanto presencialmente; esses não é possível mensurar).
Poços de Caldas
Dados levantados até o dia 18/11/2020
Procon Online
O Procon começou a disponibilizar a abertura de processos pelo portal do cidadão a partir de 2017.
Processos registrados:
- Ano de 2017: 151 processos
- Ano de 2018: 328 processos
- Ano de 2019: 462 processos
- Ano de 2020: 626 processos
Total de processos: 1568
Houve um aumento de 314,5% na geração de processos abertos pelo portal desde o início e um aumento de 35,5% de 2019 para 2020.
Obs.: Houve um aumento dos processos em 2019 e 2020 mesmo com o município utilizando o sistema E-ouve desde 2019.
Poços Fácil – Início: 20/05/2019
Atendimentos: Quantidade de atendimentos presenciais realizados pelo setor:
- Acumulado Janeiro/ Fevereiro/Março de 2019: 1921 atendimentos
- Acumulado Janeiro/ Fevereiro/Março de 2020: 979 atendimentos
Houve uma diminuição de 49% dos atendimentos presenciais no setor nesse período.
Geração de guias pelo portal cidadão
Emissão de guias correspondentes ao Poços Fácil:
- Emitidas pelo portal em 2019: 1208 guias
- Emitidas presencialmente no setor: 960 guias
- Emitidas pelo portal em 2020: 1858 guias
- Emitidas presencialmente no setor: 203 guias
Houve um aumento de 53,8% das emissões de guias pelo portal e uma diminuição de 78,8% das emissões direto no setor.
Protocolos
Processos abertos pelo portal do cidadão:
- Ano de 2019: 3706 processos
- Ano de 2020: 6036 processos
- Total de processos: 9742
Por período:
- 20/05 a 18/11 de 2019: 3001 processos
- 20/05 a 18/11 de 2020: 3723 processos
Aumento de 24,5% no mesmo período de 2019 para 2020.
Processos abertos pelo setor e distribuídos automaticamente para todos os setores responsáveis.
- Total de Processos em 2019: 2170
- Total de Processos em 2020: 3625
Houve um aumento aproximado de 67% na geração de processos.
Acumulado em: Junho/Julho/Agosto de 2019
- Encerrados: 533
- Concedido: 376
- Negado: 157
- Total de processos: 746
Encerrados em até: 30 dias – 338 processos
60 dias – 122 processos
90 dias – 21 processos
Acumulado em Junho/Julho/Agosto de 2020
- Encerrados: 546
- Concedido: 364
- Negado: 182
- Total de processos: 1066
Encerrados em até: 30 dias – 347 processos
60 dias – 99 processos
90 dias – 90 processos
Houve um aumento aproximado de 43 % na geração de processos nesse período.
Anteriormente os processos levavam em média 180 dias para serem encerrados e para o contribuinte ter uma resposta. Hoje o tempo de resposta ao contribuinte (seja o parecer ou o agendamento de visita) é feito em 20 dias e o prazo de encerramento dos processos caiu para aproximadamente 60 dias.
Diminuição de aproximadamente 88% no tempo de resposta ao contribuinte.
Diminuição de aproximadamente 66% no tempo de encerramento dos processos.
Benefícios:
- O processo pode ser encaminhados a todos os setores de uma só vez e cada um faz seu trabalho de forma individual;
- Interação entre as tarefas dos setores, quando um setor indefere sua tarefa as demais e o processo é encerrado automaticamente fazendo com que os demais setores não percam mais tempo analisando, ao se deferir todas as tarefas o processo é encerrado automaticamente;
- Maior interação com o contribuinte, uma vez que, ele é notificado a cada comentário ou movimentação do processo, além de visualizar tudo também pelo portal do cidadão;
- Diminuição no prazo para o encerramento dos processos, antes chegava a 180 dias para que o contribuinte tivesse uma resposta referente ao processo.
- Diminuição nas filas de atendimento;
- Economia para o contribuinte que não precisa mais imprimir toda a documentação para levá-la ao setor para protocolar;
- Toda a documentação é enviada pelo contribuinte através do portal, ficando tudo gravado no sistema facilitando a consulta de todos os setores.
