O município de Teófilo Otoni passou a gerenciar seus processos sem depender de pilhas de papel acumuladas nas mesas dos servidores. Com o uso do SonnerDocs (Módulo PDF), a cidade está alcançando uma prefeitura cada vez mais ágil, conectada e sustentável.
A equipe interna conta com 277 servidores ativos, que resolvem análises, pareceres e despachos de forma digital através do sistema. Na outra ponta, o Portal do Cidadão já soma 8.458 moradores e empresas cadastrados, que resolvem suas demandas sem precisar sair de casa.
São cerca de 30,5 usuários externos para cada servidor interno acessando a plataforma. O reflexo prático disso é a descentralização do atendimento, que absorve as demandas da comunidade no ambiente virtual e evita a sobrecarga nos guichês presenciais da prefeitura.
Números alcançados:
Em pouco menos de oito meses, o volume de trabalho movimentado digitalmente mostra o impacto da solução na rotina administrativa:
- Foram gerados 17.388 protocolos gerais, mantendo uma média exata de 73 por dia.
- A ouvidoria formalizou 753 registros, o que representa uma média exata de 3 ocorrências diárias.
- No total, a plataforma consolidou 101.750 processos e tramitações eletrônicas.
Onde se concentram os trâmites?
O fluxo de trabalho se divide de forma clara entre os setores. A Secretaria Municipal de Administração funciona como o principal ponto central da prefeitura, concentrando 22% das demandas (cerca de 3.825 protocolos). Logo atrás vem a Educação, com 14% (2.434 protocolos). O setor de Governo responde por 4% (696 protocols) , a pasta de Obras Civis por 3% (522 protocolos) e os demais órgãos somam 57% (28).
Olhando para o banco de dados do sistema, os documentos como Liquidação, Autorização de Pagamento, Empenho e Nota Fiscal representam mais de 48,9% de tudo o que tramita no município. Levar essa rotina para o digital traz conformidade jurídica e segurança institucional, eliminando o risco de perdas ou extravios de comprovantes de pagamento.
Sustentabilidade que gera economia
Substituir o papel pelos fluxos digitais elimina gastos com insumos e impressões, além de gerar um alívio logístico imediato para a prefeitura. Ao dispensar a necessidade de catalogar, transportar e armazenar centenas de caixas de arquivo morto, o município reduz drasticamente seus custos operacionais de armazenamento.
Tomando como base a média institucional de 8 páginas por processo , essa transição se traduz em números expressivos de economia e sustentabilidade:
- 814.000 folhas de papel salvas;
- 1.628 resmas poupadas;
- 81,40 árvores preservadas;
- 8.140.000 litros de água economizados;
- 9.768,00 kg de gás carbônico (CO2) que deixaram de ser emitidos.
Próximos passos estratégicos
O próximo passo para consolidar essa modernização em Teófilo Otoni será monitorar as secretarias com menor movimentação, como a de Obras Civis, que hoje responde por 3% dos trâmites. A meta é identificar e eliminar práticas híbridas, que ainda misturam papel e digital, integrando 100% dos fluxos para expandir ainda mais os indicadores de eficiência e economia da gestão.
Parabenizamos a gestão municipal pelo compromisso assumido com a sustentabilidade e a equipe de implantação da Sonner pela dedicação em todo o projeto.
